Vacatureindex


Documentbeheerder

Ter versterking van het team projectbeheersing zoeken wij een talentvolle, enthousiaste en flexibele collega voor de functie van

Documentbeheerder
Hoofdvestiging: Apeldoorn
26 uur per week

Maximaal € 3.057,-- bruto per maand (schaal 7 op basis van 36 uur) 

De documentbeheerder wordt ingezet op diverse grotere projecten met externe geldstromen zoals dijkverbeteringstrajecten en innovatieve waterketenprojecten. De documentbeheerder valt binnen ieder projectteam onder de verantwoordelijkheid van de manager projectbeheersing.
vacaturenr
2019-15
Maximaal aantal uren:
26
sluitingsdatum
21 mei 2019
bedrijfsinfo
Werken bij Waterschap Vallei en Veluwe is werken aan een duurzame wereld van morgen. Met ruim 500 medewerkers werken we iedere dag aan veilige dijken, gezuiverd afvalwater, schoon en voldoende water in sloten, beken en kanalen. Dat doen we voor 1,1 miljoen mensen die wonen in ons gebied verspreid over 37 gemeenten. Voor meer algemene informatie verwijzen wij je naar de waterschapskennisappswww.vallei-veluwe.nl/kennisapps.
functieomschrijving
  • Een groot deel van de functie bestaat uit registratie- en archiveringswerkzaamheden. Zo moeten alle projectdocumenten worden vastgelegd in het Document Management Systeem Verseon. Vervolgens  koppel je deze aan het juiste projectnummer en projectcategorie.
  • Daarnaast wordt er gewerkt met Relatics. Deze applicatie wordt voor een aantal projecten ingezet t.b.v. risicomanagement en de contract- en projectbeheersing. Je zorgt voor de verbanden tussen Relatics en DMS en controleert de metadata en het versiebeheer van de documenten.
  • In de projecten wordt intensief samengewerkt met diverse samenwerkingspartners. Jij zorgt samen met de manager projectbeheersing en projectteamleden voor het bewaken van de kwaliteit van de projectdocumenten in de gedeelde werkomgevingen.
  • Met jouw inbreng zorg je voor complete en kwalitatief hoogwaardige projectdossiers en ben je een verbindende gesprekspartner tussen de lijn- en de projectorganisatie, die in staat is het belang van archiveren eerder en nadrukkelijker in de projectaanpak in te bedden.
Concrete werkzaamheden
De  documentbeheerder moet zowel zelfstandig, als ook in samenwerkingsverband de taken uitvoeren, bijhouden en bewaken en rapporteert aan de manager(s) projectbeheersing, de proceseigenaar en de accountmanager DIV.
  • Afdelingsbreed organiseren van de projectarchieven en archiefomgeving op basis van vastgestelde kaders en afspraken van het waterschap omtrent documentbeheer en archivering.
  • Afstemming met DIV omtrent beleid, regelgeving en dienstverlening.
  • Bijdrage leveren aan kwalitatieve proces- en projectaudits documentbeheer.
  • Beheren, registreren en archiveren van projectdocumenten voor geselecteerde projecten in het DMS-systeem Verseon en andere opslagmedia.
  • Het ordenen en koppelen van projectdocumenten in Relatics.
  • Ondersteuning en begeleiding Relatics richting de projectteamleden.
  • Het beheer van de centrale e-mailboxen van geselecteerde projecten en zorgdragen voor registratie van deze e-mails in DMS.
  • Het aanjagen van alle projectteamleden op gebied van archiefbeheer.
arbeidsvoorwaarden
Wij bieden een uitdagende en zelfstandige baan in een open organisatie met korte communicatielijnen waarbij verantwoordelijkheden laag in de organisatie liggen.
Het salaris is afhankelijk van meegebracht ervaring en zal liggen tussen € 2.339,-- en € 3.057,-- bruto per maand (schaal 7) op basis van een 36-urige werkweek.
Daarnaast hebben wij een interessant pakket secundaire arbeidsvoorwaarden zoals flexibele werktijden en een individueel keuzebudget (20% van je salaris). Verder krijg je de beschikking over een persoonlijk budget om opleidingen, cursussen en activiteiten te volgen (interessant voor je vakgebied, persoonlijke ontwikkeling en vitaliteit).  
De hoofdvestiging voor je werkzaamheden is Apeldoorn, maar het kan voorkomen dat een specifieke projectlocatie gebruikt wordt. In overleg kan aanwezigheid op een projectlocatie nodig zijn.
functieeisen
  • Je beschikt over minimaal MBO+ werk- en denkniveau.
  • Je hebt minimaal twee jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.
  • Je beschikt over een afgeronde opleiding zoals SOD II, Leergang Recordsmanager of Informatiedienstverlening en -management.
  • Je hebt werkervaring met: documentbeheersing en -archivering, projectdynamiek, het Document Management Systeem Verseon en Relatics. Verder heb je affiniteit met technische projecten.
  • de ideale kandidaat:
    • werkt zelfstandig;
    • staat stevig in de schoenen;
    • is proactief (zit teamleden ‘achter de broek aan’);
    • kan mensen enthousiasmeren;
    • heeft goede contactuele vaardigheden;
    • kan goed samenwerken;
    • luistert en vraagt door;
    • is accuraat en integer;
    • heeft overzicht en kan relaties leggen tussen diverse systemen en projectdocumenten;
    • is leergierig en maakt zich nieuwe zaken snel eigen.
contactinfo
Als je interesse hebt reageer dan vóór 21 mei 2019 (klik op bovenstaande link).  

De sollicitatiegesprekken vinden plaats op 20 juni 2019 in de middag.

Wil je meer informatie over deze functie dan kun je contact opnemen met Arjan Aardoom, teamleider Projectbeheersing, telefoon (06) 11733128 of Rien van Ravenhorst, teamleider DIV, telefoon (06) 52402082.